Organizarea unei conferinte, conventii sau simpozion poate parea destul de simpla. Cu toate acestea reusita unor asemenea evenimente implica respectarea unor reguli bine precise.
Prima etapa in organizarea unui eveniment consista in definirea publicului tinta. Nu spunem acelasi lucru atunci cand ne adresam clientilor, partenerilor sai sau personalului de conducere din interior.
Apoi, trebuie identificata tematica. Specialistii spun ca a identifica un subiect potrivit cu un titlu pe masura, adesea reprezinta cheia reusitei unui eveniment. Pentru aceasta, nu trebuie cautat sa se abordeze teme deja aflate la moda in momentul pregatirii evenimentului ci sa se insiste pe identificarea de subiecte care vor creste in vizibilitate in urmatoarele luni.
Un loc important il are si alegerea vorbitorului. In general, pentru un simpozion in intern, este recomandat sa se faca apel la o persoana din exteriorul societatii, de preferat cu o anumita notorietate. In schimb, in cazul unui eveniment destinat clientilor sai, o persoana din interior este mai adecvata. ”Ceea ce personalul de conducere prefera, este ca altii manageri din alte societati sa vina cu o analiza externa asupra organizatiilor lor. Cu atat este este mai interesant sa se apeleze la aceste persoane cu cat si costurile sunt mult mai mici decat in cazul in care se solicita profesori sau ziaristi. In general, sefii de societati invita unul din omologii sai. Eventual, in schimbul interventiei sale la randul sau ca urmare a efectului de rotire”.
Zece reguli de aur pentru organizarea unui eveniment profesional Autor Ionel Trandafir Conferinte, forumuri, simpozioane, conventii sau seminarii…. Sfaturi cheie pentru a reusi organizarea unui eveniment corporate, fie ca este in intern sau pentru unul din clientii nostrii.
- Definirea publicului tinta .
- Alegerea tematicii cu un mesaj clar.
- Identificarea unui vorbitor care suscita interes (cunoscut sau recunoscut de catre mediu).
- Rezervarea unei sali adaptate si atentie sa fie bine in amonte.
- Alegerea unei date si a unui orar potrivit. Privilegiati marti si joi. Pentru o conferinta de 1h30, de preferat intre 18h-19h30. Daca este in intern, un pic mai devreme : 17h30-18h.
- Trimiteti invitatii trei saptamani inainte, presupunand un raport de prezenta de 1 din 10. Faceti un verificare o saptamana inainte de ziua Z.
- Repetati verificarea cu cateva zile inainte.
- Realizati badger-uri pentru persoanele prezente.
- Organizati un cocktail dupa eveniment pentru a facilita contactele.
- Trimiteti un raport prin e-mail tuturor celor care au fost invitati si pune-l on-line. Ganditi-va sa atasati un formular de evaluare.
Alegerea locului de desfasurare a evenimentului este primordial.
Vorbind despre orar, pentru un eveniment care dureaza 1h30, finalul de dupa-amiaza este potrivit. Pentru o conferinta organizata cu invitati externi, intervalul de la 18h la 19h30 este foarte adaptat.
Un cocktail este binevenit intrucat permite persoanelor prezente sa faca cunostinta si sa discute. Pentru un eveniment intern in societate, putem sa avansam ora la 17h30. Atentie la decalajele orare daca reuniunea are loc in sistem video-call cu filialele internationale sau clientii straini.
Sala si data alese, tema definita, vorbitor retinut… nu ne mai ramane decat sa trimitem invitatiile. Arta consta in a stii sa trimitem nici prea devreme nici prea tarziu. Pentru un eveniment extern, trebuie ca primirea invitatiei sa se faca cu trei saptamani inainte de ziua Z. Pentru un simpozion intern, doua saptamani este suficient.
Invitatia poate fi lansata prin curier, insa in ziua de astazi cel mai simplu este trimiterea prin e-mail, avand un program de gestionare contacte. Acesta permite simplificarea trimiterii in numar mare, la costuri mici, gestionarea raspunsurilor si in cele din urma ne permite efectuarea relansurilor daca va fi cazul in urmatoarele opt zile care preced evenimentul.
Cateva zile inainte de eveniment, este util sa facem o repetitie pentru a stabili ultimile detalii impreuna cu vorbitorul, sa se testeze prezentarile slide show si sa se verifice eventualele elemente tehnice cu regia (audio, video…). In ziua respectiva, trebuie in mod special sa se ofere badge-uri la persoanele prezente pentru a facilita identificarea si astfel abordarea contactelor sa fie mai usoara. In final, dupa eveniment, trebuie trimise in saptamana care urmeaza un raport al evenimentului prin e-mail. Este interesant sa se ataseze prezentarea din timpul conferintei precum si o fisa de evaluare (este mai eficace sa se faca cateva zile dupa eveniment decat in ziua acestuia). Toate aceste elemente vor fi publicate pe situl societatii, pentru a fi accesat de toata lumea, sau in intranet in cazul unui eveniment intern. In final, se poate adauga la aceste documente si o scurta intervievare a vorbitorului care va reveni asupra subiectului tratat.
In ceea ce priveste costurile, este foarte dificil sa se generalizeze si sa se stabileasca o medie de cost, atat de multi factori pot varia de la un eveniment la altul. Costurile cele mai mari sunt in general inchirierea salei si bufetul de inchidere.
Trebuie avut grija ca bufetul sa fie bine ajustat pentru public din afara societatii. Pentru un simpozion intern un cocktail mai frugal este suficient. De tinut cont si de costul vorbitorului.
Organizarea propriu-zisa se poate face in intern. Un responsabil asistat de o alta persoana este suficient.
Aceste persoane pot avea in sprijin regia tehnica si serviciul HR care va furniza lista persoanelor de invitat. Anumite evenimente implica interventia : catering-ului, traducator eventual, achizitia unui program de gestionare electronica, trimiterea de invitatii sau crearea unui site dedicat evenimentului sau chiar externalizarea aproape in intregime a organizarii evenimentului.
